Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Ulrich Lepper ist der Ansicht, nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG NRW) bestehe kein Informationsrecht in Form einer elektronischen Kopie (Scan) eines Papiervorgangs. Wenn ein Vorgang in Papierform vorliege, sei dies ein wichtiger Grund, keine elektronische Kopie zur Verfügung zu stellen. Er bietet aber eine Papierkopie an, verlangt dafür allerdings eine postalische Adresse.

Penforce Germany sagt: Der Landesbeauftragte handelt mit der Ablehnung der Auskunft in der beantragten Form rechtswidrig. Nachdem zudem nun schon der zweite Antrag von zweien zu spät beauskunftet wurde, drängt sich der Eindruck auf, dass die Verspätung die Regel ist. Penforce Germany meint, dass der Landesbeauftragte für Informationsfreiheit stärker darauf achten sollte, dass er sich selbst an das Gesetz hält.

Im Einzelnen: Penforce Germany hatte um eine Auskunft über den Akteninhalt in Form einer elektronischen Kopie (Scan) gebeten. Der LDI NRW teilte kurz vor Ablauf der Bescheidungsfrist mit, gemäß § 5 Abs. 1 Satz 5 IFG NRW bestimme der Antragsteller grundsätzlich die Art des Informationszugangs. Eine andere Art dürfe nur dann bestimmt werden, wenn hierfür ein wichtiger Grund vorliegt. Soweit die Aktenteile elektronisch vorhanden seien, beispielsweise die Schriftstücke des LDI NRW, werde diesem Antrag entsprochen. Der Rest der Akte liege jedoch lediglich in Papierform vor. Die öffentliche Stelle sei nicht verpflichtet, den gesamten Akteninhalt zu scannen, um der begehrten Übersendungsart zu entsprechen. Die Tatsache, dass die begehrten Informationen nicht in der beantragten Form vorhanden seien, stelle einen wichtigen Grund für die Bestimmung einer anderen Übersendungsart im Sinne von § 5 Abs. 1 Satz 5 IFG NRW dar.

Inzwischen hat die Behörde Auskunft über die elektronisch vorhandenen Schriftstücke erteilt, fordert für die Übersendung von Papierkopien aber eine postalische Anschrift. Da die Projektbeteiligten von Penforce Germany sich das Recht vorbehalten, pseudonym aufzutreten, gibt Penforce Germany keine postalischen Adressen von Personen heraus.

Die Entscheidung, das Vorliegen einer Information in einer bestimmten Form sei ein wichtiger Grund dafür, die Information in einer anderen beantragten Form zu verweigern, ist rechtswidrig. Als wichtiger Grund, die Auskunft in der beantragten Form zu verweigern, kommen rechtliche Gründe und ein zu hoher Verwaltungsaufwand in Betracht (siehe auch die Anwendungshinweise des LDI NRW unter https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Informationsfreiheit/submenu_Anwendungshinweise/Inhalt/Anwendungshinweise_zum_Informationsfreiheitsgesetz/__5.pdf).

Wenn darauf abgestellt wird, ob die beantragte Form bereits vorliegt, wird die gesetzliche Regelung, die grundsätzlich einen leichten Zugang nach Wunsch eines Antragstellers gewährleistet, ad absurdum geführt: Es ist davon auszugehen, dass die beantragten Informationen auch nicht schon als Kopie vorliegen, sondern Kopien erst angefertigt werden müssten. Nach Argumentation der Behörde wäre sie daher auch nicht verpflichtet, die Information in Form von Papierkopien zu erteilen. Damit bestünde insoweit nur die Verpflichtung, Einsicht zu gewähren. Dies widerspricht der gesetzlichen Intention.